退職届の書き方：書き方や例文と含めるべき事項

この記事のポイント

退職届・退職願・辞表の違いと、どれを書けばよいかが分かります。
退職届に必ず含めるべき項目とレイアウトをテンプレ形式で確認できます。
状況別（定型・転職・独立・家庭事情など）の例文テンプレートをそのまま活用できます。
提出タイミングや引継ぎ、有給消化など円満退職の実務ポイントが分かります。
書面や交渉で起こりがちなミス・トラブルの回避方法を事前に把握できます。

退職届とは？退職願との違いと、提出前に決めるべきこと

退職願と退職届の違いを目的・効力・提出タイミングごとに一覧比較した図で、どちらを出すべきか判断しやすく整理したイメージ — 退職願と退職届の違い（目的・効力・タイミング）を整理した比較イメージ

まずは、退職届がどのような位置づけの書類なのかを押さえておくことが大切です。言葉が似ている「退職願」「辞表」との違いを理解すると、あなたの状況でどの書面を用意すべきかが明確になります。

あわせて、退職届を書く前に、退職日・引継ぎ・相談ルートなどの前提を整理しておくと、あとから条件の修正で揉めにくくなります。このセクションでは、提出前に確認しておきたい基本事項を解説します。

退職届・退職願・辞表の違い（使い分けの基本）

退職届・退職願・辞表の3種類の書面の定義と使う場面をそれぞれカード形式で示した図で、用語の混同を防ぐためのインフォグラフィック — 退職届・退職願・辞表をカード形式で整理し、用途の違いを分かりやすく示したイメージ

一般的な会社員がまず押さえておきたいのが、退職届と退職願の違いです。退職願は「退職させてください」という会社へのお願いであり、会社側の承認を前提にしています。

一方で退職届は、「退職します」と一方的に通知する色合いが強く、提出＝退職の意思が確定した書面という位置づけになります。実務上は、まずは口頭や退職願で相談し、条件が固まった段階で退職届を求められるケースが多いです。

また、似た言葉として「辞表」がありますが、これは主に取締役などの役員や、公務員・管理職が職を辞するときに用いるものです。一般の正社員・契約社員の場合は、多くの職場で退職届（または退職願）が標準と考えてよいでしょう。

提出前の準備：退職日・引継ぎ・相談ルートを固める

退職までの流れとして上司への相談、退職日の設定、引継ぎ計画、有給消化、会社支給品の返却などをチェックリスト形式で並べたイラスト — 退職届作成前に確認しておきたい準備事項をチェックリスト化したイメージ

退職届は、書面単体で完結するものではなく、事前の口頭相談と引継ぎ計画がセットと考えることが重要です。まずは直属の上司に時間を取り、退職の意思とおおよその希望時期を伝えたうえで、退職日や引継ぎ方法をすり合わせましょう。

あわせて、有給休暇の残日数や消化の方針、プロジェクトの区切り、繁忙期の有無なども確認し、現実的なスケジュールを組んでいきます。この時点で、どこまでを退職日までに自分が行い、どこからを後任やチームにお願いするのか、「引継ぎの線引き」をイメージしておくとスムーズです。

最後に、会社から貸与されているPC・スマートフォン・入館証・備品などのリストアップや、私物の整理も早めに始めておきます。退職間際に慌ただしくなるとミスや忘れ物が増えるため、退職届を書く前から少しずつ準備を進めることが、円満退職につながります。

要約ボックス：退職届で押さえる3〜5つの要点

退職届の要点として必要事項、日付と宛名、退職理由、署名押印、提出手順をアイコン付きで3〜5項目に整理した図 — 退職届で必ず押さえたい要点をアイコン付きで整理したイメージ

退職届の原則は、「定型・簡潔・必要事項を漏らさない」ことです。細かい事情をすべて書こうとすると、文面が長くなり、読み手にも負担がかかります。

最低限必要なのは、宛名・日付・タイトル（退職届）、本文（退職理由と退職日）、所属・氏名・押印（会社のルールに従う）の5点です。これらが揃っていれば、形式としてはほぼ問題ありません。

また、退職届を提出するタイミングやルート（上司→人事など）も会社ごとに決まっていることが多いため、社内の様式やフローを事前に確認してから作成すると安心です。次章では、実際のテンプレ構成を詳しく見ていきます。

退職届に必ず含めるべき事項（テンプレ構成）

日本語の退職届のレイアウトを上から順に日付、宛名、タイトル、本文、署名押印と注釈付きで示したインフォグラフィック — 退職届の基本レイアウトを、上から下への記載順で示した構成イメージ

ここでは、退職届に必ず含めるべき項目を、上から順番にテンプレ構成として整理します。ご自身の書類を作成するときは、この順番に沿って埋めていけば、体裁の整った退職届になります。

会社独自のフォーマットがある場合は、そちらが優先されますが、項目の意味はほぼ共通です。もし指定がない場合は、ここで紹介する基本形をベースにすれば、多くの職場で通用するでしょう。

宛名・日付・タイトルの書き方（誰に、いつ、何の書面か）

退職届の上部における日付、宛名、タイトルの正しい配置を矢印と注釈で示したレイアウト図 — 退職届の上部に記載する日付・宛名・タイトルの配置例

まず文書の冒頭で重要なのが、日付・宛名・タイトルです。日付は通常、退職届を提出する日を右上に記載します（和暦・西暦は社内ルールに合わせます）。退職日と混同しないよう、「提出日」であることを意識してください。

宛名は、一般的には「株式会社〇〇代表取締役社長 △△ △△ 様」のように、会社の最高責任者宛てとします。所属や部署長ではなく、就業規則や過去の事例を確認し、正式な宛先を用いるようにしましょう。

タイトルは、文書の中央に「退職届」と大きめに1行で記載します。退職願を提出する場合は「退職願」となりますが、本文と矛盾しないよう、タイトルと本文の表現をそろえることが大切です。

本文：退職理由と退職日の書き方（定型表現でOK）

退職届の本文部分として退職日と一身上の都合により退職する旨を記載した定型文カードのイメージ — 退職理由と退職日を簡潔にまとめた本文定型文のイメージ

本文で最も悩みやすいのが退職理由ですが、自己都合の場合は、昔から使われている「一身上の都合により」という表現で十分です。会社への不満や個人的な事情を細かく書く必要はありません。

定型的には、「このたび、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」のような文章がよく使われます。退職日は「〇年〇月末日」などでもよく、会社と合意した日を明記するようにしましょう。

退職理由を具体的に書きすぎると、後々のトラブルの火種になることがあります。詳細な背景や気持ちを伝えたい場合は、書面ではなく、上司との面談や面談記録など、別の場で補足する方が安全です。

署名・押印・所属の書き方（正式書面として整える）

退職届の下部における所属・氏名と印鑑の位置を示したサンプル図で、署名欄の下または横に押印するレイアウト — 退職届の末尾に配置する所属・署名・押印の例

本文の下には、自分の所属・役職・氏名を右寄せで記載し、その近くに押印します。形式としては、「所属部署　役職」「氏名（フルネーム）」と二行に分け、氏名の右側または上に認印を押すレイアウトが一般的です。

押印が必須かどうかは、会社の慣習や就業規則によって異なります。社内で過去の退職届の例を見せてもらうか、人事・総務に確認し、会社のルールに合わせることが安心です。

また、PCで作成する場合でも、最後の氏名は自筆で署名すると、正式な文書としての印象が高まります。電子的な手続きが主流の職場であれば、電子署名やワークフローツールを用いるケースも増えているため、自社の運用方針を確認しておきましょう。

退職届の例文・テンプレート（状況別にコピペ可）

標準用、転職用、家庭事情用とラベルの付いた3枚の書類が並び、状況別の退職届例文が選べることを表現したイラスト — 標準・転職/独立・家庭事情など、状況別に使える退職届の例文イメージ

ここでは、実際に使える退職届の例文を、状況別に紹介します。基本的には、どのケースでも「簡潔・定型・敬意ある表現」を守ることがポイントです。

必要に応じて日付や会社名、部署名を差し替えるだけで使えるようにしていますので、ご自身の状況に最も近いものをベースにしつつ、社内ルールに合わせて微調整してください。

基本の例文（自己都合・定型）

提出日や退職日、氏名部分が空欄になっている自己都合退職届の基本例文を枠で囲ったカード形式のイメージ — 日付や氏名を差し替えるだけで使える、もっとも基本的な退職届の例文カード

もっとも一般的な自己都合退職の例文は、次のような形です。文章としては短くても、敬意と必要事項がきちんと盛り込まれています。

例文（自己都合・定型）
「このたび、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」

実際の退職届では、前述のレイアウトに沿って、宛名・日付・タイトル・本文・所属・氏名を記載します。例文の中で差し替える必要があるのは、主に退職日と、自社の元号・暦表記のルールだけなので、「本文は丸ごと転記」くらいの感覚で問題ありません。

転職・独立（起業）を控えた場合の例文と伝え方のコツ

握手アイコンとチェックリストアイコンを用いて、引継ぎ重視と相手への配慮の姿勢を表現したシンプルなアイコンセット — 転職・独立時に大切な「引継ぎ重視」と「配慮あるコミュニケーション」を示すアイコンイメージ

転職や独立（起業）を理由に退職する場合でも、退職届の文面は自己都合の定型から大きく変える必要はありません。書面上の理由は「一身上の都合により」としつつ、具体的なキャリアプランは口頭で説明するのがおすすめです。

たとえば、上司との面談では「〇月から新しい職場に移る予定があり、現部署の業務も考慮すると〇月末を一つの区切りにしたい」といった形で、相手の立場も踏まえたスケジュール感を共有します。独立の場合も、「お世話になった会社との関係を大切にしたい」と伝えたうえで、引継ぎに最大限協力する姿勢を示しましょう。

書面の例文としては、基本の定型文に加え、「在職中は何かとご指導いただき、ありがとうございました。」など、一文だけ感謝の言葉を加えるのもよい方法です。ただし、退職届はあくまで事務的な書面であるため、感謝や今後の抱負は退職の挨拶メールや最終日のスピーチで補うイメージでよいでしょう。

家庭事情・体調など個別事情の例文（詳細を書きすぎない）

鍵アイコンと共に書きすぎないことを示す短いメッセージカードが描かれた、プライバシー配慮の重要性を伝えるイラスト — 家庭事情や体調など、プライバシーに関わる退職理由は書面では簡潔にとどめるイメージ

介護や育児、配偶者の転勤、体調不良など、個別事情による退職も少なくありません。とはいえ、退職届の中で事情を細かく書きすぎると、会社内に不要な情報が残り続けてしまいます。

このような場合も、基本は「一身上の都合により」で問題ありません。どうしても触れたい場合は、「家庭の事情により」「健康上の都合により」程度の記載にとどめ、病名や家族構成などの詳細は避けるのが安全です。

必要に応じて、上司や人事担当者との個別面談の中で、配慮してほしい点を口頭で伝えることはできます。書面に残す情報と、口頭で共有する情報を分けて考え、プライバシーを守りながら円満退職を目指すことが重要です。

提出の流れとマナー：いつ・誰に・どう出す？（円満退職の実務）

上司への相談から合意、退職届作成と提出、引継ぎ、最終出社日までを時系列で示したタイムライン図 — 退職の相談から退職届提出・最終出社日までの流れを示したタイムラインイメージ

退職届の内容が整っても、提出のタイミングやマナーを誤ると、思わぬトラブルにつながることがあります。ここでは、一般的なフローと注意点を整理します。

多くの会社では、「上司へ口頭で相談 → 条件のすり合わせ → 退職届の作成・提出 → 引継ぎ → 最終出社日」という流れが基本です。就業規則や雇用形態によって細部は変わるため、ご自身の会社のルールも必ず確認しておきましょう。

提出タイミングと法的・社内ルール（就業規則の見方）

就業規則の中で確認すべき退職の申し出期限、提出先、様式などを3項目のチェックリストとして表示した図 — 退職前に就業規則で確認しておきたい、退職申出期限・提出先・様式のチェックポイント

退職の申し出期限は、多くの就業規則で「退職希望日の30日前まで」などと定められています。一方で、労働基準法上は、期間の定めのない雇用であれば、原則として2週間前の申し出で退職できるとされていますが、実務上は就業規則を目安にしつつ、引継ぎに支障が出ない範囲で相談するのが無難です。

就業規則では、退職の条文の中に「退職の申出は退職願または退職届をもって行う」など、様式についての記載があることもあります。あわせて、提出先（直属の上司、人事部など）や、電子申請の仕組みの有無も確認しておきましょう。

なお、法的な解釈や個別の有期雇用契約などについては、ケースによって扱いが異なります。判断に迷う場合は、厚生労働省や労働局など公的機関が公開している情報も参考にしつつ、必要に応じて専門家に相談すると安心です。たとえば、厚生労働省の「労働基準法における解雇・退職」に関する情報は、インターネット上から確認できます^[1]。

口頭での伝え方：退職理由の伝達は“短く、誠実に”

上司に面談をお願いする吹き出しと、退職の意思と引継ぎ協力を簡潔に伝える吹き出しが2つ並んだ会話例のイラスト — 退職の意思を短く誠実に伝え、引継ぎ協力の姿勢を示す会話イメージ

退職の第一報は、メールではなく、基本的には直属の上司に口頭で伝えるのがマナーです。いきなり退職届を差し出すのではなく、「ご相談したいことがあり、お時間をいただけますか」と切り出し、場を整えたうえで話しましょう。

伝えるときは、「一身上の都合で退職を考えており、〇月末を目処に退職させていただきたいと考えています。」といったように、理由は簡潔に、希望時期は具体的に伝えるのがポイントです。同時に、「引継ぎは責任を持って対応いたします」と明言しておくと、相手も安心しやすくなります。

感情的な表現や、会社・上司への批判を正面からぶつけると、話し合いがこじれやすくなります。改善してほしい点がある場合でも、「自分のキャリアの方向性を踏まえ、このように判断しました」と、あくまで自分側の理由として伝えるよう意識するとよいでしょう。

引継ぎ・有給・返却物：退職日までにやることチェック

引継ぎ、有給休暇の消化、会社支給物の返却、アカウントの整理という4つのカテゴリをチェックボックス付きで並べた退職前タスクの図 — 退職日までに実施しておきたい引継ぎ・有給・返却物・アカウント整理のチェックリスト

円満退職のカギは、退職届そのものよりも、むしろ退職日までの行動にあります。特に重要なのが、引継ぎ、有給休暇の扱い、会社支給物の返却、システム・アカウントの整理の4つです。

引継ぎについては、担当案件や業務フロー、関係者リスト、トラブル履歴などをドキュメント化し、後任者が迷わず業務を引き取れる状態を目指します。有給休暇は、上司と相談のうえで計画的に取得し、業務への影響を最小限に抑えましょう。

会社支給のPCやスマートフォン、セキュリティカード、鍵などは、最終出社日までに必ず返却し、個人のデータは保存しないよう注意が必要です。また、メール・社内システム・外部サービスのアカウントについても、会社の指示に従い、適切に権限を返却・削除しておくことが、情報セキュリティの観点からも大切です。

よくあるミス・トラブル回避：書面作成と退職交渉の落とし穴

退職届でありがちな5つのミス（日付の不整合、理由の書きすぎ、敬称ミス、提出順序の誤りなど）を警告アイコン付きで一覧表示したインフォグラフィック — 退職届と退職交渉で起こりがちなミスを一覧化し、事前にセルフチェックできるようにしたイメージ

ここでは、退職届の作成や退職交渉の場で、実際によく起きるミスやトラブルを整理します。事前に知っておくことで、同じ落とし穴にはまりにくくなります。

ポイントは、書面では感情を抑えて定型的に、交渉では記録と引継ぎ案を重視しつつ、情報管理のルールを守ることです。どれも難しいテクニックではなく、意識しておくだけで避けられるものばかりです。

書き方のNG例：退職理由の詳細・不満の記載、誤字脱字

退職届の文例として、不満を並べた赤線付きNGカードと簡潔な青線付きOKカードを並べて比較したイメージ — 避けるべき表現（NG）と推奨表現（OK）を対比したミニカードのイメージ

退職届でありがちなNGは、「上司のパワハラに耐えかね」「低賃金のため」など、会社への不満や具体的な事情を書き連ねてしまうケースです。こうした記述は書面に記録として残り続けるため、後々のトラブルの種になりかねません。

また、代表者名の漢字間違いや、会社名の略称使用など、形式面での誤りも避けたいポイントです。退職届は正式な文書ですので、作成後は一度印刷して目で読み直し、誤字脱字や敬称ミスがないかを確認しましょう。

不満や詳細事情がある場合は、会社の相談窓口や外部の公的機関に相談するという選択肢もあります。退職届はあくまで退職手続きを進めるための書面と割り切り、「感情は書かない、事実だけを簡潔に」を心がけるのが安全です。

退職を引き止められたら：合意形成の進め方と記録の残し方

退職引き止めの場面で退職希望日を提示し、引継ぎを話し合い、内容を文書で確認するという3ステップを矢印でつないだ図 — 退職引き止めの場面での、提案・調整・確定という3ステップの合意形成イメージ

退職の相談をすると、上司から引き止めが入ることもあります。その際は、感情的に議論するのではなく、「退職希望日」と「引継ぎ案」をセットで提示し、冷静に話し合うことが大切です。

たとえば、「〇月末までは責任を持って対応しますが、その後は次の職場の都合もあるため、延長は難しいです」といったように、自身の事情と会社の事情の両方に触れながら、現実的なラインを示します。代替案をいくつか持っておくと、相手も折り合いをつけやすくなります。

やり取りが長引きそうな場合は、話し合った日付と内容をメモしたり、メールで簡単な議事メモを共有したりして、記録を残しておくと安心です。最終的な退職日や条件については、社内の担当者から送られる通知メールや書面を保管し、口頭の合意だけに頼らないようにしましょう。

情報管理とガバナンス：会社データ・SNS発信・副業/起業準備の注意

データベース、ノートPC、SNSアイコンを表す3つのシンプルなアイコンを並べ、退職時の情報管理の重要ポイントを象徴した図 — 退職時に特に注意したいデータ・端末・SNSに関する情報管理上のポイントを表現したアイコンセット

退職前後は、業務データや顧客情報などにアクセスできる立場でありながら、今後は別の道に進むタイミングでもあるため、情報漏えいリスクが高まる時期です。会社のデータや機密情報は、退職後に私的に利用することがないよう、強く意識する必要があります。

具体的には、顧客リストや営業資料を個人PCやクラウドにコピーしない、社内システムから私用のメールアドレスへデータを送らない、といった基本を守ることが第一歩です。退職後に同業他社へ転職したり、独立して同じ業界で活動したりする場合でも、これらの情報は会社の資産であることを忘れてはいけません。

また、SNSで会社の内部事情や同僚の情報を発信することも、トラブルの原因になり得ます。退職後の副業・起業準備を進める際も、競業避止義務や秘密保持義務などの条項が契約に含まれていないかを確認し、ルールを踏まえたうえで活動することが重要です。

よくある質問（FAQ）

退職届と退職願はどちらを提出すればいい？

一般に、退職の意思を申し出る段階は「退職願」、退職日など条件が固まり会社と合意した後に「退職届」を提出します。社内ルールで様式が定められている場合もあるため、就業規則や人事の案内を確認してください。

退職届に退職理由は具体的に書くべき？

退職届は定型・簡潔が基本なので、自己都合なら「一身上の都合により」とするのが一般的です。詳細な事情や不満を書面に残すと、トラブルの火種になることがあるため、必要があれば口頭で補足します。

退職届は手書きとパソコン作成のどちらが正解？

法的にどちらでなければ無効という決まりは通常ありませんが、会社の慣習や指定が優先されます。指定がない場合は、読みやすく体裁を整えられるPC作成でも問題ないことが多いです。押印の要否も含め、社内ルールを確認してください。

退職届の提出日はいつにすればいい？

一般的には、上司に口頭で相談し退職日が概ね固まった後、会社の手続きに合わせて提出します。提出日と退職日を混同しないよう注意し、就業規則の「退職の申し出期限」も確認して、引継ぎ期間を確保できる日程にします。

退職届を出したのに受理されない・引き止められる場合はどうする？

まずは退職希望日と引継ぎ案を提示し、冷静に合意形成を図ります。やり取りは日時と内容をメモするなど記録し、社内相談窓口（人事・総務）にも確認します。個別事情で対応が変わるため、深刻な場合は専門家への相談も検討してください。

退職届は封筒に入れる？サイズや書き方は？

会社の慣習に従うのが基本ですが、一般には退職届を三つ折りにして白無地の封筒に入れ、表に「退職届」、裏に所属・氏名を書くことが多いです。提出方法（手渡し・社内便）も含め、指定があるか確認しましょう。

まとめ：退職届は「定型＋準備」で円満退職を後押しする

ここまで見てきたように、退職届は特別な文章力が求められる書類ではなく、定型に沿って簡潔に書き、必要事項を漏れなく整えることが何より重要です。宛名・日付・退職日・退職理由・所属・氏名・押印が揃っていれば、形式面で大きな問題は起こりにくくなります。

一方で、本当に大切なのは、退職届を書く前の相談や、退職日までの引継ぎ・情報管理といった準備です。これらを丁寧に進めることで、残るメンバーとの関係や、今後のキャリアにも良い影響を残すことができます。

退職は人生の大きな転機ですが、必要なステップを一つずつ押さえていけば、過度に恐れる必要はありません。本記事で紹介したポイントを参考にしながら、自分のペースで円満な退職と次のキャリアへの一歩を準備していきましょう。

参考文献・引用元

法令や公的なガイドラインは改定されることがあります。最新情報は、厚生労働省や各労働局などの公式サイトを必ずご確認ください。